De beste tips voor het nieuwe Open Air Office
Buiten is het nieuwe binnen
Gedachten dwalen af, ogen branden, het lichaam wil beweging. Na uren in een bureaustoel willen de meeste medewerkers maar één ding: de frisse lucht in.
Wat we intuïtief weten is al lang wetenschappelijk bevestigd: Een stimulerende omgeving, zuurstof, licht en lichaamsbeweging helpen ons om creatief en productief te blijven. Dus maak nu buiten een nieuw binnen! Nodig uw medewerkers met een goed ontworpen buitenruimte uit om de kantooromgeving te verlaten. Of het nu gaat om een dakterras, een tuin of een binnenplaats; elke open ruimte opent een breed scala aan mogelijkheden, veel meer dan alleen de inrichting van pauzes.
We hebben hier de beste tips voor het nieuwe openluchtkantoor voor u samengesteld.
In 5 stappen naar een succesvolle buitenruimte
De grote bedrijven laten zien hoe moderne buitenfaciliteiten eruit kunnen zien: Microsoft en Amazon hebben bijvoorbeeld vergaderruimtes in boomhutten geïnstalleerd en Facebook heeft een grote daktuin voor zijn medewerkers aangelegd. Dergelijke grootschalige projecten zijn natuurlijk niet realistisch voor de meeste kleine en middelgrote ondernemingen. Maar ook met een kleiner budget kunt u het potentieel van uw buitenruimte benutten.
We laten u zien welke inrichting belangrijk is en hoe u stap voor stap een prestatieverhogende en aantrekkelijke buitenruimte kunt ontwerpen. Laat u niet ontmoedigen als u geen grote open ruimtes heeft. U zult verbaasd zijn hoe snel een strook gras naast de ingang kan worden omgevormd tot een feel-good gebied. De grootte is niet doorslaggevend. Het gaat veeleer om functionele en doordachte inrichting.
1. Meubilair: Buiten ontspannen en werken
Beschouw uw open ruimte als een verlengstuk van uw kantoor. Het meubilair moet daarom passen bij de andere ruimtes en bij uw Corporate Identity. Hangmatten zijn bijvoorbeeld geschikt voor de creatieve industrie of voor starters, maar zijn niet noodzakelijkerwijs de beste keuze voor traditionele ambachten.
Houd ook het beoogde gebruik in de gaten: Diepe loungemeubels zijn nogal onpraktisch voor de lunch. Ruimtebesparende zitbanken voor groepen daarentegen zijn zeer geschikt.
Let op: zodat uw medewerkers buiten kunnen werken en vergaderingen kunnen houden, moeten stopcontacten en wifi in de buurt van het meubilair beschikbaar zijn.
- Daar waar de ruimte beperkt is, geeft het multifunctionele meubilair u meer speelruimte. Verplaatsbare stoelen kunnen worden gebruikt voor de vergadering en vervolgens in de zon worden geplaatst voor een pauze.
- Als u wat meer ruimte heeft, creëer dan verschillende zones met geschikt meubilair: een eethoek, een hoek met bartafels voor rokers, comfortabele stoelen of banken voor ontspanning.
- Zorg ervoor dat het buitenmeubilair van uw keuze niet alleen visueel aantrekkelijk is, maar ook robuust en weerbestendig. Een overkapping biedt extra bescherming.
2. Overkappingen: Laat niemand in de regen staan
Als u niet elke keer bij een bui naar binnen wilt, heeft u een dak boven uw hoofd nodig. Dit geldt met name voor buitenfaciliteiten, die ontworpen zijn om uw medewerkers ook bij slecht weer naar buiten te lokken.
- Belangrijke ruimtes voor overkappingen zijn fietsenstallingen, rookruimtes en eet- of ontmoetingsplaatsen.
- Overkappingen verlengen de levensduur van uw meubels en veel potplanten.
- Ook als de midzomerdagen in ons deel van de wereld beperkt zijn tot enkele weken, mogen schaduwrijke parasols of zonneschermen niet ontbreken. Niemand wil immers lange tijd in de brandende zon eten of werken.
3. Planten: Weinig moeite, maximaal effect
Als het gaat om het onderwerp planten, kunt u het volledige potentieel benutten: Ze kosten niet veel, maar ze kunnen in een mum van tijd saaie achtertuinen of terrassen veranderen in natuurlijke oases. Groene bladeren en kleurrijke bloemen hebben een positief effect op het humeur en verbeteren de feel-good factor. Bovendien kan een groter oppervlak met plantenbakken zinvol worden gestructureerd. Ze horen dus thuis in elke goede buitenruimte.
- Gebruik kleine bomen en grotere plantenbakken als privacyschermen voor vergaderruimtes en om gezellige nissen te creëren voor uw medewerkers.
- Plantenbakken met wielen maken een flexibele aanpassing aan verschillende behoeften mogelijk. Op wielen kunnen vorstgevoelige planten 's winters ook gemakkelijk naar binnen worden verplaatst. Plantenbakken zonder wielen zien er eleganter en duurzamer uit. Gebruik ze in representatieve zones zoals de hoofdingang.
- Grasoppervlakken zijn zeer veelzijdig: of uw medewerkers zich even uit willen rekken, een strekoefening willen doen of de benen willen strekken, alles is hier mogelijk.
4. Verlichting: Zo wordt het buiten licht en uitnodigend
Verlichting in buitenruimtes is op twee manieren zinvol: ten eerste verlengt het de tijd dat u de ruimtes kunt gebruiken. Korte dagen in de donkere helft van het jaar of 's avonds zijn zo buiten geen probleem meer. Aan de andere kant zet de sfeerverlichting uw buitenruimtes visueel in scène.
- Combineer verschillende lichtbronnen op verschillende hoogtes met elkaar. Bijvoorbeeld de gevelverlichting via wandspots met indirect verlichte planten en individuele lichtpunten op het maaiveld. Dit creëert een aantrekkelijke sfeer.
- Als er ook buiten gewerkt moet worden, is goed licht in de gemeubileerde ruimtes verplicht. LED-lampen met batterijvoeding hebben geen stroomkabel nodig en kunnen flexibel worden gebruikt.
- U bent voor de veiligheid verplicht om voor iedereen paden goed te verlichten. Dit geldt met name voor struikelgevaar zoals trappen.
- Iedereen is naar huis gegaan, maar de lichten zijn nog steeds aan? Bewegingsdetectoren besparen u de ergernis over een flinke elektriciteitsrekening. Indien nodig kunt u ze eenvoudig omschakelen naar continue werking. Verlichting op zonne-energie is een milieuvriendelijke oplossing.
5. Extra's: Kleine dingen met groot effect
U heeft geschikt meubilair gevonden, voorzien van verlichting en een dak en uw buitenruimte groen gemaakt? Gefeliciteerd, uw basisstructuur staat. Wat nu nog ontbreekt zijn kleine maar doorslaggevende accessoires en gebruiksvoorwerpen die uw buitenruimte de finishing touch geven.
- Hoe intensief uw ruimte buiten door medewerkers wordt gebruikt, hangt vooral af van de sfeer. Hoe creëert u sfeer? Heel eenvoudig: zorg voor kussens, dekens en lantaarns. Wat dacht u van een koelkast voor drankjes of een tafeltennistafel om de omgeving te verlevendigen? Decoratieve objecten, waterpartijen, een mooie schaal of een kunstwerk kunnen ook het exterieur opwaarderen.
- Integreer fietsenstallingen in uw ruimteconcept. Het voordeel? Alle fietsen zijn netjes en veilig opgeborgen en uw buitenruimte ziet er ruimer en professioneler uit, zonder schots en scheef staande of omgevallen fietsen.
- Bananenschillen, verpakkingen, sigarettenpeuken, ook buiten stapelt het afval zich voortdurend op. Plaats afvalbakken en asbakken op strategische locaties om uw buitenruimte schoon en uitnodigend te houden. Brandwerende en brandblussende modellen verhogen de brandveiligheid.
- Strooigoedbakken en strooigoedwagens maken uw open ruimte geschikt voor de winter. Dit betekent dat uw medewerkers ook in ijzige en gladde omstandigheden een luchtje kunnen scheppen.
Stel uzelf tijdens de planningsfase de vraag: Hoe moet mijn buitenruimte worden gebruikt? Uw antwoord op deze vraag is bepalend voor het concrete ontwerp. De volgende punten kunnen op uw lijst staan: Onze buitenruimte moet …
- aanzetten tot bewegen
- beschikken over retraite-gebieden voor creatieve pauzes
- zorgen voor een plek om samen te lunchen
- geschikt zijn voor vergaderingen in de open lucht
- het bedrijfsimago vertegenwoordigen
- het bureau af en toe in de zomer vervangen
- ook af en toe een afterwork-event kunnen herbergen
- uitnodigen tot informele gesprekken
Tip: Betrek er ook uw medewerkers bij. Misschien zijn er behoeften waar u niet meteen aan gedacht zou hebben.
Ontspan buiten en laad uw batterijen op
Eigenlijk is er maar één gouden regel voor uw pauze: verlaat het bureau! Of uw medewerkers u nadoen of liever voor hun computerscherm staan of in de pauzeruimte eten, u zult er helaas nauwelijks invloed op hebben, want pauzes zijn vrijetijdsbesteding. Daarom kunt u niet vooraf bepalen hoe de ideale pauze moet worden geregeld, maar u kunt wel het goede voorbeeld geven.
1. Een wandeling maken
Om echt uw hoofd leeg te maken, moet u het gebouw verlaten. Lopen helpt om weer helder te denken. Ook het stressniveau daalt aantoonbaar. In de winter wordt het lopen nog belangrijker om meer daglicht te krijgen en de sombere stemming te verdrijven, dat geldt overigens ook als het bewolkt is. En voor degenen die liever binnenshuis blijven, blijf weg bij de telefoon, e-mail en internet. Het is beter om een eindje te stappen, want lichaamsbeweging is goed voor elke pauze en vooral voor u.
2. Niet (alleen) praten over werk
Het opdoen van positieve energie en het weer aan het werk gaan met goede gedachten werkt helaas niet als u uw pauze doorbrengt met praten over werk, hardop piekeren over werk. In plaats daarvan houdt u uw sociale contacten bij, praat u over het weekend of over sporten die u interesseren. Doe alles wat u leuk vindt, maar praat gewoon niet over werk.
3. Eet – maar eet juist!
Wie regelmatig pauzes neemt en bewust en langzaam eet, komt zijn werkdag beter en meer ontspannen door. Als ze honger hebben, worden veel mensen snel ongeconcentreerd, prikkelbaar en minder efficiënt. En dan hebben we het nog niet eens over het stress-eten dat nooit echt gezond is. En vergeet alstublieft nooit: de wereld gaat over 5 minuten ook niet onder.
4. Een middagdutje doen
Powernapping wordt beschouwd als de ultieme manier om snel te ’slapen’ om sneller weer te kunnen presteren. Maar nooit langer dan 20 minuten: Wekkers zijn noodzakelijk, want vanaf 30 minuten kan de diepe slaapfase al beginnen. Uit de diepe slaap gerukt worden zou contraproductief zijn bij powernapping.
5. Korte pauzes nemen
Op school hadden ze die nog: de vijf-minuten-pauzes. Deskundigen zeggen dat deze korte pauzes nuttig zijn; bijvoorbeeld om ideeën uit te wisselen met collega’s en de relatie te versterken, of om even de ogen te sluiten en diep adem te halen.
Zo houdt u uw buitenruimte veilig en opgeruimd
Uw buitenruimte komt alleen tot zijn recht als deze altijd wordt onderhouden en verzorgd. Om ervoor te zorgen dat u en uw medewerkers zonder aarzeling gebruik kunnen maken van de buitenruimte, dient u ook een aantal veiligheidsaspecten in acht te nemen.
Overkapping
De buitenfaciliteiten worden blootgesteld aan de weersomstandigheden ten goede of ten kwade. Overdekte ruimtes laten uw medewerkers genieten van de frisse lucht, zelfs bij sterke zonneschijn of slecht weer. Overdekte ruimtes en schuilplaatsen beschermen rookruimtes of fietsenstallingen tegen wind en regen. Luifels en parasols bieden effectieve bescherming voor uw zitplaatsen.
Veiligheid
Om ervoor te zorgen dat uw medewerkers zich in de buitenruimte prettig voelen, moet de veiligheid altijd gegarandeerd zijn. Hoge hagen, hekken en muren beschermen niet alleen tegen nieuwsgierige blikken, maar ook tegen ongewenste indringers en vandalisme. In de winter, als er sneeuw en ijzel ligt, is het belangrijk om te voorkomen dat uw medewerkers uitglijden. Hiervoor dient u zich uit te rusten met strooigoed, strooiwagens en strooigoedbakken.
Netheid
Alleen een goed onderhouden buitenruimte maakt een goede indruk. Daarom moet u ook de nodige zorg dragen voor een goede kantoorreiniging ook buiten. Hier kunt u ontdekken hoe u uw buitenruimte op elk moment van het jaar schoon kunt houden. Het is ook de moeite waard om vuilvangmatten te leggen om te voorkomen dat het vuil van buiten naar binnen wordt meegevoerd.
Verlichting
Ook als de dagen korter worden, moeten uw medewerkers gebruik kunnen maken van de buitenruimte. Daarom is goede verlichting essentieel. Niemand mag immers van het pad afdwalen of in het donker gewond raken. Verlichting op zonne-energie is hier bijzonder praktisch, omdat deze geen elektriciteit nodig heeft.
Rokersgebieden
De niet-rokers onder uw medewerkers zouden niet permanent in de rook moeten staan als ze in de buitenruimte zijn. Daarom is het zinvol om een aparte rookruimte te creëren. Rust deze uit met asbakken. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat sigarettenpeuken uw paden en entreegebieden niet verontreinigen.
Tip: Betrek er ook uw medewerkers bij. Misschien zijn er behoeften waar u niet meteen aan gedacht zou hebben.
