Bespaar tijd en geld
6 tips voor een efficiënt magazijnbeheer
Of het nu gaat om een onopvallende kelderruimte of een hightech-hal – het materiaalmagazijn is de spil van uw bedrijf. En dus ook een van de belangrijkste kostenfactoren. Bovendien investeren vooral kleine en middelgrote bedrijven vaak veel – te veel? – werktijd in magazijnbeheer.
Een efficiënte inrichting van uw magazijn en de bijbehorende processen beïnvloedt de hele waardeketen. Het is daarom essentieel voor uw succes om uw magazijnbeheer regelmatig onder de loep te nemen en zo nodig aan te passen. Uw doel: een goed uitgerust magazijn dat u geld en tijd bespaart.
Welke eisen stellen kleine of middelgrote bedrijven aan hun magazijnbeheer?
Middelgrote bedrijven werken anders dan grote bedrijven. Ze stellen dan ook bijzondere eisen aan een ideaal depot:
- Het gebruik moet functioneren met weinig personeel
- Ook kleine ruimtes moeten optimaal worden benut
- Onnodig hoge kosten door materiaalopslag moeten worden vermeden
- Het dagelijks magazijnbeheer mag zo min mogelijk tijd kosten
Kortom: het perfecte magazijn past als een goed gesmeerd tandwiel in de bestaande processen van uw bedrijf en genereert geen wrijvingsverliezen. Zo bespaart u waardevolle middelen zoals werknemers, bedrijfsruimte en kapitaal.
Wat echt belangrijk is in een magazijn: 6 tips uit de praktijk.
Er zijn veel verschillende methoden en benaderingen voor magazijnoptimalisatie. Maar welke zijn echt relevant voor het kleine en middelgrote bedrijven? We hebben een best-of-lijst met tips voor u samengesteld. Alle suggesties kunnen goed worden uitgevoerd in kleine tot middelgrote bedrijven en stellen u in staat kansen om uw depot te verbeteren te herkennen en te grijpen.
Slim voorraadbeheer: minder is meer
Wilt u altijd alles in voorraad hebben? Het klinkt verleidelijk, maar is voor kleine en middelgrote bedrijven misschien niet zo handig. Grote hoeveelheden voorraad binden veel kapitaal, veroorzaken doorlopend kosten en maken uw bedrijf log.
Efficiënt voorraadbeheer is er dus op gericht de voorraad zo slank mogelijk te houden. Uw voordelen zijn lagere ruimtekosten, kortere opslagtijden, meer flexibiliteit en meer overzicht. Vraag uzelf af:
- Welke magazijnvoorraad kan ik verminderen zonder de bedrijfsvoering te beïnvloeden?
- Welke goederen kan ik vaker in kleinere hoeveelheden bestellen?
- Kan ik just-in-time-leveringen regelen met mijn leveranciers?
Permanente inventaris: houd het overzicht
Weet u altijd welke goederen zich op welk tijdstip op welke plaats bevinden? Zo niet, dan is het tijd voor beheersoftware die een permanente inventarisatie uitvoert. Dit betekent: elke goederenbeweging wordt geregistreerd en doorgegeven aan de centrale computer. Met slechts enkele klikken krijgt u volledige transparantie over uw magazijnvoorraad. Dit maakt een groot verschil, ook in kleinere magazijnen:
- Reageer flexibel op onvoorziene incidenten of spontane verzoeken van klanten
- Besparen op personeelskosten door automatisering
- Vind uw goederen, zonder lang te zoeken op verschillende magazijnlocaties
- Houd de controle, ook zonder voortdurend te hoeven overleg met het magazijnpersoneel
E-procurement: nog gemakkelijker online kopen
Koopt u uw goederen en diensten nog steeds op de traditionele manier in, door moeizaam met de hand bestelformulieren in te vullen? Stap dan over van handmatige inkoop naar een online gestandaardiseerd en, waar mogelijk, geautomatiseerd proces.
Door gebruik te maken van IT-systemen creëert u een efficiënte interface tussen leveranciers en uw bedrijf. De zogenaamde e-procurement heeft grote voordelen voor middelgrote bedrijven:
- U versnelt de processen van uw inkoopbeheer
- U reageert flexibeler op de dynamische eisen van de markt
- U vergelijkt efficiënt prijzen en ontdekt zo besparingsmogelijkheden
- U behoudt op ieder moment de controle dankzij geïntegreerde analyses en rapportering
- U bereidt uw bedrijf voor op een volledig gedigitaliseerde toekomst
Overstappen naar elektronische inkoopkanalen is een beslissende stap naar optimaal magazijnbeheer – en minder duur dan u denkt.
Minder ergernis: dozen correct opslaan
Magazijnen en kartonnen vouwdozen – twee begrippen die onlosmakelijk met elkaar verbonden zijn. Bijna elk bedrijf vertrouwt op de universele verpakkingskunstenaars. En terecht, karton is immers een dankbaar materiaal dat niet erg veeleisend is, mits enkele basale principes in acht worden genomen:
- Bewaar dozen bij een temperatuur van 15 tot 20 graden en een luchtvochtigheid onder de 60 procent
- Stapel dozen indien mogelijk op een vlakke ondergrond in plaats van op pallets
- Controleer elke zes maanden de dozen in het magazijn en vervang defecte dozen voordat de goederen beschadigd raken
- Met rechthoekige dozen maakt u optimaal gebruik van de beschikbare ruimte
- Het toegestane verpakkingsgewicht mag niet worden overschreden
Meer orde: goederen verstandig plaatsen en labelen
Efficiënte werkprocessen zijn de sleutel tot een optimaal magazijn. De juiste opstelling van de goederen vormt hiervoor de basis. Optimaal gebruik van de ruimte en ergonomie spelen daarbij een rol:
- Vaak gebruikte goederen moeten goed toegankelijk zijn, zelden benodigde speciale modellen kunnen verder naar achteren worden opgeborgen. Dingen die vaak samen worden gevraagd, moeten bij elkaar in de buurt liggen.
- Sla goederen zo op dat uw medewerkers zo min mogelijk belast worden met tillen en dragen. Dit betekent: zware goederen dicht bij de vloer stapelen, lichtere goederen kunnen worden opgeslagen op stellingen erboven.
- Zorg voor een duidelijke organisatiestructuur zodat voorwerpen snel en gemakkelijk kunnen worden gevonden. Ook labels scheppen duidelijkheid.
Schept ruimte en duidelijkheid: besteed uw magazijn uit
Een oud ondernemersgezegde luidt: concentreer u op waar u goed in bent en delegeer de rest. De kracht van uw bedrijf is de kernactiviteit – niet het magazijnbeheer. Daarom is het in veel gevallen voor kleinere en middelgrote bedrijven zinvol om het magazijn uit te besteden.
Om de juiste individuele beslissing voor uw bedrijf te nemen, helpt een transparante kostenlijst en een consult bij een outsourcingsexpert.
Zoek voor uw magazijn een competente partner die uw magazijnactiviteiten up-to-date houdt, processen bewaakt en snel en doelgericht handelt bij problemen. De voordelen liggen voor de hand:
- De verantwoordelijkheden voor alle vragen rond het magazijn zijn duidelijk verdeeld
- U hebt vrije capaciteiten voor andere taken in uw bedrijf
- U verlaagt de lopende kosten en bespaart de investering in nieuwe magazijntechnologie
De optimalisatie van het magazijn is een continu proces dat steeds weer uw aandacht vraagt. Maar onze ervaring leert: het is de moeite waard. Vaak verdient u een veelvoud van uw investering terug in de vorm van tijd en geld. Durf daarom uw magazijnbeheer op de proef te stellen! Op verzoek geven u individueel advies over magazijnen en voorraadbeheer.
Neem contact met ons op!
Wij staan voor uw vragen ter beschikking en beantwoorden deze gratis.