3 praktische aanbevelingen voor een goed georganiseerde kantoorreiniging
U en uw medewerkers brengen het grootste deel van de dag door op uw werkplek. Het moet vanzelfsprekend zijn dat deze altijd schoon en netjes wordt gehouden. Op een drukke werkdag van medewerkers en leidinggevenden is er echter zelden tijd om zich uitvoerig bezig te houden met de organisatie van de kantoorreiniging.
Maar zelfs als dit onderwerp niet bovenaan uw prioriteitenlijst staat, is het de moeite waard om het eens nader te bekijken. Worden alle ruimtes optimaal gereinigd? Is er iets dat verbeterd kan worden?
In dit artikel leert u waarom een schone werkplek zo belangrijk is en krijgt u een ’checklist voor een optimale kantoorreiniging’. We verduidelijken ook wie er in de eerste plaats verantwoordelijk is voor de schoonmaak en hoe u meningsverschillen over netheid kunt voorkomen.
Waarom de reiniging van het kantoor zo belangrijk is
Natuurlijk geeft iedereen de voorkeur aan een schone omgeving. In de operationele context zijn er echter nog andere geldige redenen waarom het schoonmaken van kantoren niet mag worden verwaarloosd.
Professionele uitstraling
De uitstraling van uw kantoorruimte is het visitekaartje van uw bedrijf. Als u wilt overkomen als een betrouwbare en professionele zakenpartner, mag er bij klantenbezoek niet op netheid worden toegegeven.
Verhoging van het welzijn en de productiviteit
Niemand houdt ervan om in een vies kantoor te werken. Als werknemers zich op hun gemak voelen op de werkplek, zijn ze gemotiveerder en productiever. Basisreinheid is hiervoor de voorwaarde.
Ziekten voorkomen
Een kantoor wordt al snel een verzamelplaats voor ziektekiemen die zich verspreiden op toetsenborden en deurknoppen. Als u het ziektecijfer laag wilt houden, vooral in het koudeseizoen, dient u regelmatig te reinigen en te desinfecteren.
Besparen
Ook als u in het begin geld moet uitgeven aan de reiniging, zal dit u op de lange termijn geld besparen. Als apparatuur en werkmateriaal regelmatig worden onderhouden, blijven ze langer in een goede staat en hoeven ze niet zo snel te worden vervangen.
Welke gebieden moeten worden gereinigd en hoe vaak?
In een bedrijfskantoor zijn er veel ruimtes die, afhankelijk van het gebruik, vaak anders en grondig moeten worden gereinigd. Onze checklist helpt u bij het opstellen van een concreet reinigingsplan.
Algemeen
Het volgende geldt voor alle gebouwen: De lucht moet ook ’gereinigd’ worden. Het binnenklimaat op de werkplek beïnvloedt het welzijn en de prestaties van uw medewerkers. Het is raadzaam om gedurende 3 tot 10 minuten regelmatig te ventileren, wat zorgt voor een ’frisse wind’ in de ruimtes.
Plan ook het reinigen of vervangen van uw aircofilters met regelmatige tussenpozen in. Anders kunnen bacteriën en schimmels zich hier gemakkelijk nestelen, wat de luchtkwaliteit aanzienlijk vermindert.
Kantoorruimtes
Dit is waar werknemers overdag het grootste deel van hun tijd doorbrengen. Daarom is een regelmatige reiniging bijzonder belangrijk.
Eén of meerdere keren per week
- Afvalbakken legen
- Veeg oppervlakken af met een vochtige doek. Hiervoor kunt u het beste werken met reinigingsdoeken en het juiste reinigingsmiddel.
- Schone telefoons, toetsenborden en muizen. Gebruik hiervoor desinfecterende middelen en microvezeldoeken. Zorg ervoor dat er geen vloeistof in de sleuven van elektronische apparaten terechtkomt.
- Veeg whiteboards schoon. Hiervoor kunt u het beste speciale reinigingsschuim of reinigingsdoeken gebruiken.
- Tapijt stofzuigen. Er zijn speciale stof- en waterzuigers voor dit doel verkrijgbaar.
- Vochtig dweilen van gladde vloeren. Met een reinigingswagen gaat dit snel en eenvoudig.
Eenmaal per maand of minder
- Vlekken uit het tapijt verwijderen en deze diepreinigen
- Ramen en deuren grondig schoonmaken
- Scheidingswanden en plafonds reinigen
- Gordijnen laten reinigen
- Radiatoren afstoffen en reinigen
Kantine of keuken
Dit gebied is vaak een twistpunt onder de medewerkers, omdat niemand zich echt verantwoordelijk voelt voor het opgeruimd houden. Ontdek hier hoe u dit kunt vermijden.
Eén of meerdere keren per week
- Afvalbakken legen
- De afwas doen
- Neem de oppervlakken en de vloer af met een vochtige doek
- Verwijder voedsel dat over de datum is uit de koelkast
- Magnetrons schoonmaken
Eenmaal per maand of minder
- Ontkalken en grondig reinigen van koffiemachines, waterkokers, waterautomaten en vaatwassers
- Maak koelkasten schoon en ontdooi indien nodig
Sanitaire voorzieningen
Hier is het vooral belangrijk om voor voldoende hygiëne te zorgen. Afhankelijk van het aantal gebruikers kan het nodig zijn om meerdere malen per dag te reinigen.
Een of meerdere keren per dag
- Vochtige reiniging en desinfectie van wc's, armaturen en vloeren
- Sanitaire benodigdheden, zoals toiletpapier, zeep en papieren handdoeken navullen
Buitenkant en gevel
De oppervlakken aan de buitenzijde zorgen voor de eerste indruk van uw bedrijf. Daarom moeten ze regelmatig en afhankelijk van de weersomstandigheden worden gereinigd.
Eén of meerdere keren per week
- Afvalbakken en asbakken legen
- Bladeren opvegen en afvoeren
- Veeg paden en ingangen schoon en ruim zwerfafval op
Eenmaal per maand of minder
- Vloermatten reinigen
- Gazonoppervlakken maaien
- Onkruid wieden en bloemen planten
Eén of twee keer per jaar
- Gevel reinigen
- Wegen met hogedrukreinigers schoonmaken
Werkplaatsen, productie, magazijn en andere gebouwen
Gebouwen met een speciaal gebruik vereisen vaak een speciale reiniging, die verschilt afhankelijk van de functie. Grote oppervlakken kunnen bijvoorbeeld met hogedrukreinigers of stoomreinigers worden opgefrist.
Wie is verantwoordelijk voor de schoonmaak van het kantoor?
Om kosten te besparen laat de vindingrijke ondernemer gewoon de schoonmaakwerkzaamheden aan de werknemers over. Dit is echter niet overal toegestaan. In Duitsland bijvoorbeeld mag de werkgever volgens het Directierecht alleen gelijkwaardige activiteiten aan de werknemers overdragen, zoals bepaald in de arbeidsovereenkomst.
Bovendien heeft een gerechtelijke uitspraak van de regionale arbeidsrechtbank van Mainz bevestigd dat werknemers het recht hebben om onder schone omstandigheden te werken. De werkgever heeft de plicht om de gezondheid van de werknemers te beschermen en is dus verplicht om deze te waarborgen. Dit houdt ook in dat eventuele hygiënische tekortkomingen die tot schade aan de gezondheid kunnen leiden, moeten worden geëlimineerd.
Om uw bedrijf schoon te maken, heeft u als werkgever de mogelijkheid om het zelf te doen, een schoonmaakster in te huren of een professionele schoonmaakdienst. Wanneer speciaal opgeleid personeel de reiniging overneemt, kunt u er zeker van zijn, dat alle ruimtes professioneel worden gereinigd.
Hoe kan men twistpunten over netheid vermijden?
Niemand voelt zich verantwoordelijk voor het schoonmaken van de vaatwasser en de collega's klagen over vuile koffiekopjes in de gootsteen? Op de lange termijn schaadt deze kleingeestige oorlog de werksfeer en de motivatie. Daarom moeten de toezichthouders van meet af aan duidelijke kaders stellen.
Er moet worden gecommuniceerd dat de medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor de orde op kantoor en vooral als het gaat om hun eigen bureau. Lichte opruimwerkzaamheden kunnen zeker door de medewerkers worden gedaan. Dit omvat bijvoorbeeld het meenemen van gebruikt serviesgoed naar de keuken aan het eind van de werkdag, het opbergen van papieren en mappen in de daarvoor bestemde bakken en kasten en het netjes achterlaten van de vergaderruimtes na afloop van vergaderingen.
Soms kan het helpen om een concreet plan op te stellen waarin wordt geregeld, wie voor welke opruimwerkzaamheden verantwoordelijk is, zoals het in- en uitruimen van de vaatwasser en op welk tijdstip. Om de zaken fair te houden, moeten deze gelijkmatig over alle collega's worden verdeeld.
We hopen dat de tips in dit artikel u zullen helpen aan een schonere werkplek, waar alle medewerkers zich prettig voelen. Wij adviseren u graag over geschikte reinigingsartikelen en sanitaire producten voor een optimale reiniging in uw bedrijf.