Smart Office Design
Een aangename werkomgeving
Terwijl u vanaf uw mobiele werkplek onder de palmbomen af en toe met een muisklik instructies geeft, doet een kunstmatig intelligente robot zijn werk. Het slimme kantoor van de toekomst kan zo eenvoudig zijn! Een minpuntje voor alle fans van de Grote Oceaan: uw kantoorwerkplek van morgen zal er wel niet zo paradijselijk uitzien.
Toonaangevende arbeidsonderzoekers zijn het er echter over eens dat de moderne arbeidswereld flexibeler moet worden. Lange gangen met rijen individuele kantoren behoren binnenkort tot het verleden. Voor de meesten begint Smart-Office-Design juist met het doorbreken van conventionele kantoorindelingen.
Een perpetuum mobile van productiviteit en geluk
We verlaten de dromerige idylle aan de Grote Oceaan en nemen een kijkje in München. Microsoft heeft hier goed werk geleverd op het gebied van Smart-Office-Design, waarbij de behoeften van medewerkers op de werkplek centraal staan. Volgens veel teams moet een werkomgeving verschillende mogelijkheden bieden: voor de koffiepauze met collega's, voor vergaderingen, videoconferenties, maar ook voor rustig en geconcentreerd werken achter het bureau.
Het Duitse hoofdkantoor van Microsoft voldoet bijvoorbeeld aan veel van de eisen van de werkwereld van morgen: flexibiliteit, samenwerking, privacy, communicatie, individualiteit – en vooral geluk. Het is een waarheid als een koe dat gelukkige medewerkers bijzonder productief zijn. Maar hoe creëer je geluk op de werkplek?
In een omvangrijk onderzoek kwam Microsoft tot een opzienbarende conclusie. Productiviteit zelf is de belangrijkste geluksfactor. Vooral de generatie van de millennials vindt zelfstandig werk, gecombineerd met zinvolle taken en tastbare resultaten, belangrijker dan een hoog inkomen en traditionele loopbaanmodellen. Moderne kantooromgevingen creëren een positieve opwaartse spiraal, een perpetuum mobile waarin geluk en productiviteit wederzijds naar steeds nieuwe hoogten stijgen.
Maar wat is belangrijk bij een Smart-Office-Design gericht op de behoeften van de werknemers?
1. Eén werkplek voor vele taken
Dé oplossing voor een perfecte werkplek bestaat niet. Dit is precies het uitgangspunt van multifunctionele oplossingen, die geschikt zijn voor verschillende werksituaties en werkstijlen. Leidinggevenden, specialisten of projectteamleden: iedere medewerker voelt zich prettig op een multifunctionele werkplek.
Individuele kantoren maken plaats voor open kantoorlandschappen en ook de vaste toewijzing van een werkplek aan een medewerker behoort tot het verleden. De medewerkers die 's ochtends op kantoor komen, kennen hun taken voor de dag en zoeken een geschikte plaats – alleen of in een groep met collega's, als teamwerk vereist is voor de komende taak.
2. Weg met de kabelchaos
Het klinkt misschien als een triviaal probleem, maar niets is vervelender dan 's ochtends op kantoor een vrije werkplek te kiezen en vervolgens een half uur lang te verdwalen in een wirwar van kabels. Ondanks alle inspanningen om mobiel te zijn, zijn vele apparaten die medewerkers in de loop van de dag zijn kabelgebonden: de smartphone wil tussendoor met een stekker opgeladen worden. De bureaulamp heeft een stopcontact nodig en ook de laptop kan niet zonder stroom.
Niets werkt zonder kabels, en het biedt vele voordelen om de kabelwirwar snel onder controle krijgen. Bedrijven doen er daarom goed aan om voor hun multifunctionele werkplekken – zie hierboven! – rekening te houden met alle omstandigheden die zich kunnen voordoen: welke kabels hebben medewerkers nodig, ongeacht hun functie en taak? Het is het beste om elke werkplek uit te rusten met het volledige programma. Dan kan bijvoorbeeld een kleurcodering worden gebruikt om duidelijk aan te geven welke kabel voor welk doel bestemd is. Verstop nu snel alle kabels in kabelgoten of onder kabelbruggen en de werkplek is opgeruimd en meteen klaar voor gebruik.
3. Zithoeken voor kleine pauzes
Elke medewerker heeft een kleine pauze tussendoor nodig. Rookruimtes zijn in veel bedrijven allang verdwenen. Zodra medewerkers het gebouw verlaten voor een korte pauze, wordt de pauze al snel langer dan gepland. En individuele wandelingen in de buitenlucht zijn gezond, maar niet altijd bevorderlijk voor de teamspirit.
Richt in plaats daarvan gezellige zithoeken in die uitnodigen tot ongedwongen oponthoud. Talrijke studies hebben het belang van gezamenlijke koffiepauzes aangetoond. Medewerkers van verschillende afdelingen en projecten komen met elkaar in gesprek. Het blijft allemaal binnen het bedrijf waar het saamhorigheidsgevoel en de teamspirit van de medewerkers groeien. Comfortabele loungemeubels, een goede koffieautomaat en een paar salontafels – meer hebt u niet nodig voor een kleine pauze tussendoor.
4. De natuur in het kantoor halen
Probeer het eens met gezelligheid: de trend om een gezellige sfeer in de werkwereld te brengen heeft zich doorgezet. Een kantooromgeving die gericht is op een moderne inrichting krijgt een ontspannen en vertrouwde uitstraling. In het ideale geval bestaat zo'n inrichting uit een fijn uitgebalanceerde mix van verschillende materialen zoals steen, hout en natuurlijke vezels.
Niet iedere onderneming kan een spontaan renovatieproject starten. Planten zijn een eenvoudige truc om de sfeer in een handomdraai op te fleuren. Trendsetters ontwerpen hele muren met groen en brengen de natuur in het kantoor. Het kost geen fortuin, kan zonder veel moeite worden uitgevoerd en heeft een mooi neveneffect: betere lucht in het kantoor.
5. De teamspirit aanwakkeren met groepswerkplekken
Samenwerking is het slagwoord van de dag als het gaat om het ontwerpen van nieuwe werkomgevingen – u herinnert zich het in het begin genoemde hoofdkantoor van Microsoft in Duitsland. Hoewel samenwerking een aantal technische hulpmiddelen vereist, zoals hardware en software, zijn er ook zeer specifieke vereisten voor het Smart-Office-Design.
Teamwerk moet uitnodigend zijn en de beste uitnodiging voor teamwerk, naast een spannende taak, is een perfecte werkplek. Multifunctionele werkplekken zijn een goed begin. Nog beter zijn teamwerkplekken die speciaal zijn ontworpen voor groepswerk, uitgerust met alle denkbare hulpmiddelen zoals flexibele bureaus, flip-overs, presentatiewanden en planborden. Dan kan uw team meteen aan de slag en in productieve topvorm samenwerken – weet u nog wat geluksfactor nummer één is?
